III. ADMINISTRACIÓN LOCAL

AYUNTAMIENTO DE COLLADO VILLALBA

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

Aprobada mediante Resolución de la Concejal Delegada de Hacienda y Contratación de fecha 1 de junio de 2018, la Instrucción n.^o 1/2018 de fecha 29 de mayo de 2018, sobre la tramitación de los contratos menores en el ámbito del Ayuntamiento de Collado Villalba, se procede a su publicación íntegra a los efectos de su divulgación y conocimiento general,

INSTRUCCIÓN 1/2018, DE FECHA 29 DE MAYO DE 2018, DE LA CONCEJALÍA DE CONTRATACIÓN, RELATIVA A LA TRAMITACIÓN DE CONTRATOS MENORES

La regulación prevista para los contratos menores en el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, art. 118 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, en cuanto a la tramitación del expediente, exigirá el informe del órgano de contratación (Concejal delegado del Área) motivando la necesidad del contrato, la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondientes, que deberá reunir los requisitos que las normas de desarrollo de esta Ley establezcan.

Y en el contrato menor de obras, deberá añadirse, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba existir el correspondiente proyecto cuando normas específicas así lo requieran, e informe de las oficinas o unidades de supervisión a que se refiere el artículo 235 cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra.

En el Decreto de Alcaldía de fecha 28 de diciembre de 2016, relativo a la delegación de competencias en los Concejales del Equipo de Gobierno, se establece en el apartado quinto. — “En materia de contratación, se les atribuye la competencia para la adjudicación de los contratos menores y la autorización y disposición del gasto correspondiente, así como el reconocimiento de la obligación previa conformidad de la factura por el área a quien le corresponda la gestión del contrato menor.

Normas como la Ley Orgánica de Estabilidad Presupuestaria, la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, la Ley 27/2013, de Racionalización y Sostenibilidad de la Administración Local, que modifica entre otras, la Ley de Haciendas Locales y la Ley de Bases de Régimen Local, así como la implantación, cada vez más acelerada de la Administración Electrónica, ha provocado que debamos dar respuesta de manera ágil, por un lado a las necesidades que se puedan plantear desde los diversos servicios del Ayuntamiento, y por otro, a una total transparencia de cómo se gestionan esas necesidades.

Precisamente por ello, para homogeneizar los criterios de aplicación e interpretación de la norma entre los diferentes Áreas de la propia Entidad, se considera necesario dictar la presente Instrucción cuyo objeto es, sin renunciar a la agilidad y simplificación administrativa que caracteriza el procedimiento legalmente previsto para la tramitación de los contratos menores, establecer unas garantías adicionales que refuercen los principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos, y contribuyan, en conexión con el objetivo de estabilidad presupuestaria y control del gasto, a una eficiente utilización de los fondos destinados a la realización de obras, la adquisición de bienes y la contratación de servicios, mediante la exigencia de la definición previa de las necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa.

Por otra parte, el artículo 6 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, permite que se dicten Instrucciones y Circulares mediante las que los órganos administrativos establezcan criterios de aplicación o interpretación administrativa de disposiciones y normas.

Por todo ello, en aras a garantizar los principios de objetividad, transparencia, publicidad, igualdad de trato y no discriminación, se establecen las Instrucciones que contienen los procedimientos internos de contratación menor para todas las Áreas del Ayuntamiento de Collado Villalba.

INSTRUCCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONTRATO MENOR

Primera. Objeto y finalidad

1. La presente Instrucción tiene por objeto regular la tramitación administrativa y contable de los contratos menores financiados con cargo a los créditos de los programas de gasto de las distintas Áreas de la Corporación Municipal. Establecer las especialidades del procedimiento de contratos menores recogido en el artículo 118 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, así como lograr una mayor transparencia en la contratación pública y conseguir una mejor relación-precio, que redunde en la mejora de la calidad de los servicios públicos. Fomentar la participación de las PYMES en la contratación pública, facilitando el acceso a la información y a la presentación de ofertas.

Se consideran contratos menores, al amparo de lo dispuesto en el artículo art. 118 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, los contratos de importe inferior a 48.400 euros IVA incluido (40.000 euros sin IVA) cuando se trate de contratos de obras, o a 18.150 euros IVA incluido (15.000 euros sin IVA) cuando se trate de otros contratos (servicios o suministros).

2. La presente Instrucción tiene por finalidad establecer un procedimiento homogéneo y normalizar unos modelos unificados en la Institución Municipal que garanticen una actuación más eficiente de los distintos órganos gestores, con la implementación de garantías adicionales que contribuyan a reforzar la publicidad y transparencia de los procedimientos, la no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos, así como la salvaguarda en la selección de la oferta económicamente más ventajosa.

3. La tramitación será íntegramente electrónica y mediante publicidad abierta.

Segunda. Ámbito de aplicación

La presente Instrucción será aplicable a los contratos menores de conformidad con lo establecido en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, que se celebren desde las diferentes Áreas.

Tercera. Régimen jurídico

1. Conforme al régimen jurídico establecido en los artículos 29.8, 99.2, 118 y 131.3 del LCSP 9/2017, de 8 de noviembre, los contratos menores:

a) No podrán tener duración superior a un año ni ser objeto de prórroga.

b) En el expediente se justificará que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación y que el contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen las cifras indicadas anteriormente. Para valorar la eventual alteración del objeto del contrato, se seguirá el criterio recogido en el Informe de la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado (Expediente 41/2017. Interpretación del artículo 118.3 de la LCSP. Clasificación del informe: 14. Procedimiento de adjudicación. 14.3. Contratos menores.), que considera que “la finalidad del precepto es justificar en el expediente de contratación de los contratos menores que no se ha alterado indebidamente el objeto del contrato con el fin de defraudar los umbrales previstos para el contrato menor, y que la ley no contempla una limitación a la celebración de contratos menores con un mismo operador económico cuando las prestaciones objeto de los mismos sean cualitativamente diferentes y no formen una unidad. Por ello, fuera de los casos de alteración fraudulenta del objeto del contrato, sí es posible celebrar otros contratos menores con el mismo contratista, pero en este caso habrá de justificarse adecuadamente en el expediente que no se dan las circunstancias prohibidas por la norma. Según modelo Anexo I.

c) La tramitación del expediente exigirá:

— Informe justificando la necesidad del contrato.

— Retención de crédito (RC).

— Informe técnico urbanístico en caso de contratos de obras.

d) En el contrato menor de obras, deberá añadirse, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba existir el correspondiente proyecto cuando normas específicas así lo requieran. Deberá igualmente solicitarse el informe de supervisión a que se refiere el artículo 235 cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra.

e) Podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación, cumpliendo con las normas establecidas en el artículo 118, previa tramitación del procedimiento habilitado en la presente Instrucción.

2. Conforme a lo dispuesto en la Disposición adicional novena de la LCSP 9/2017, de 8 de noviembre, la suscripción a revistas y otras publicaciones, cualquiera que sea su soporte, así como la contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas, podrán efectuarse, cualquiera que sea su cuantía siempre que no tengan el carácter de contratos sujetos a regulación armonizada, de acuerdo con las normas establecidas en esta Ley para los contratos menores y con sujeción a las condiciones generales que apliquen los proveedores, incluyendo las referidas a las fórmulas de pago. El abono del precio, en estos casos, se hará en la forma prevenida en las condiciones que rijan estos contratos, siendo admisible el pago con anterioridad a la entrega o realización de la prestación, siempre que ello responda a los usos habituales del mercado.

Cuarta. Procedimiento de contratación

Fase 1: Iniciación y preparación del expediente de contratación (petición de ofertas).

La responsabilidad de la tramitación económico-administrativa de los contratos menores corresponde a las Concejalías de acuerdo con el Decreto de Alcaldía relativo a la delegación de competencias, así como de la aplicación del presente procedimiento.

Se establece el siguiente flujo de tramitación:

1. Abrir expediente en la plataforma de licitación electrónica cumplimentando todos los datos relativos al contrato menor que se pretende celebrar.

2. Incorporar al expediente electrónico la siguiente documentación (Datos Generales–Opciones–Editar información interna–Documentos internos):

a) Informe de motivación de la necesidad del contrato Anexo I.

b) RC (Retención de crédito) firmada por la Intervención Municipal, solicitada por correo electrónico al Área de Hacienda y una vez remitida por esta.

c) En el caso de contratos de obras, informe técnico de urbanismo Anexo II.

3. Aprobación y publicación abierta a todos los posibles licitadores del inicio del procedimiento por el Departamento de Contratación.

4. Licitación electrónica: petición de ofertas en la plataforma de licitación electrónica. La publicación del procedimiento de contratos menores tendrá el siguiente contenido (dentro del punto 4 de la plataforma denominado “Formulario de respuesta” en la pestaña de “Anexo” el licitador deberá adjuntar):

a. Documentación administrativa: formulario para aportar plantillas para comprobar la capacidad y solvencia del empresario aportando declaración responsable normalizado (DRN).

b. Propuesta de valoración en virtud del precio más bajo.

5. El plazo de presentación de ofertas será de 8 días hábiles.

Fase 2: Apertura y valoración de ofertas:

6. Apertura y valoración de ofertas

a. Transcurrido el plazo de presentación de ofertas se procederá a su apertura.

b. Por el técnico del Área se procederá a la valoración de las ofertas presentadas y se realizará una propuesta de adjudicación.

c. Se debe justificar que el contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen las cifras indicadas (firmado por el Concejal delegado) Anexo III. En el caso de que el contratista propuesto supere dichas cifras, se hará propuesta de adjudicación con el siguiente licitador en orden de puntuación o precio ofertado.

Fase 3: Adjudicación:

7. Adjudicación. La aprobación de la adjudicación se realizará por el Departamento de Contratación.

En función de la cuantía del contrato menor se realizarán los siguientes trámites:

a. Contratos menores de obras con proyecto: se realiza la correspondiente propuesta de resolución. Igualmente, en caso de ser necesario, el adjudicatario presentará por registro el plan de seguridad y salud, que será aprobado por Resolución del Concejal Delegado.

b. La comunicación al adjudicatario se realiza por medio de la plataforma de contratación electrónica.

8. La Resolución del Concejal Delegado por la que se procede a la adjudicación del contrato se tramitará mediante el circuito establecido de Decretos/Resoluciones, regulado en el Gestor de Expedientes GestDoc para incluirse en el Libro de Resoluciones, Anexo IV.

9. Una vez incluido en el Libro de Resoluciones, numerado y fechado se incorporará en la Plataforma de Licitación Electrónica en su expediente correspondiente para su publicidad y conocimiento por todos los interesados, y a su vez, se enviará copia al Departamento de Hacienda para su control.

Fase 4: Ejecución:

10. Recepción/conformidad y contabilización de las facturas

a. Las facturas se presentarán únicamente a través del punto general de entrada de facturas electrónicas https://face.gob.es/es (FACe), a excepción de aquellas facturas que tengan origen en contratos menores inferiores a 5.000€ que hayan sido licitados electrónicamente, que se podrán presentar a elección del contratista por (FACe) o en las Oficinas de Atención al Ciudadano, remitiendo la factura original a la Tesorería y cualquier otro método admisible en Derecho.

b. Dicha factura deberá ser conformada en cuanto a la correcta prestación del servicio, suministro u obra por el Concejal delegado del Área, adjuntando el correspondiente Informe declarando la fecha de la prestación del servicio, la entrega del suministro o la realización de la obra, de acuerdo con la Resolución de Adjudicación.

Publicación:

Los contratos menores se publicarán en el perfil del contratante del Ayuntamiento de Collado Villalba, alojado en la Plataforma de Contratación del Sector Público (https://contrataciondelestado.es) y accesible desde www.ayto-colladovillalba.org/contratacionelectronica

En el citado perfil, para los contratos menores se publicará, al menos, la siguiente información:

— El objeto del contrato.

— La duración del contrato.

— El importe de adjudicación IVA incluido.

— La identidad del adjudicatario, ordenándose los contratos por esta.

Transparencia:

La presentación de ofertas conlleva el conocimiento y aceptación incondicionada de la publicación de toda la información relativa al contrato o la propia adjudicataria recogida en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.

Remisión de información:

La obligación de registrar la información en el registro central de contratos que se establece en este procedimiento permitirá la remisión de la información de los contratos menores a los destinatarios, que contemplará al menos la siguiente información:

— La identidad del adjudicatario.

— El objeto del contrato.

— La cuantía.

Sexta. Definición del alcance de la prestación, criterios de valoración, formalización y responsable de la ejecución

1. Aun cuando en los contratos menores no es necesaria la formalización del contrato de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 153 de la LCSP 9/2017, de 8 de noviembre, cuando el Servicio Gestor lo considere oportuno para garantizar el cumplimiento de la prestación contractual se formalizará el contrato en documento administrativo conforme modelo recogido como Anexo V.

2. En todos los contratos menores, con independencia del tipo o cuantía, el Servicio Gestor será el responsable de supervisar la correcta ejecución del contrato y adoptar las decisiones y dictar las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización de la prestación pactada.

Séptima. Anexos

A la Instrucción se acompañan los siguientes Anexos que deberán utilizarse para la tramitación de los contratos menores:

I. Informe de motivación de la necesidad del contrato.

II. En los casos de contratos menores de obras, informe técnico de urbanismo.

III. Modelo de informe sobre cumplimiento de requisitos y limites aplicables a los contratos menores, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 118.3 Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.

IV. Resolución del Concejal Delegado de adjudicación del contrato.

V. Modelo de documento de formalización del contrato, por si potestativamente se quiere utilizar, no es obligatorio para los contratos menores, pero recomendable en algunos casos concretos.

Octava. Vigencia

Esta Instrucción entrará en vigor a partir del día siguiente al de la Resolución de la Concejal Delegada de Contratación, por la que se procede a la aprobación de la misma, dejando sin efectos otras circulares o instrucciones que hasta la fecha se estuvieren aplicando en esta materia en el ámbito del Ayuntamiento de Collado Villalba, permaneciendo vigentes hasta su modificación o derogación.

Lo que se hace público, para conocimiento general, y a los efectos oportunos.

En Collado Villalba, a 4 de junio de 2018.—El secretario general, Ignacio R. Rodríguez Pozuelo.

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