I. COMUNIDAD DE MADRID

C) Otras Disposiciones

UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que regula la obligatoriedad del expediente electrónico como soporte de la gestión administrativa y la incorporación al mismo de los documentos en papel, hace necesaria la incorporación de una serie de herramientas técnicas que faciliten la comunicación electrónica entre la Universidad y los ciudadanos. Entre estas herramientas se encuentran los tablones de anuncios electrónicos.

Los tablones de anuncios electrónicos son, además, un instrumento de transparencia, al facilitar el acceso a la información que, no siendo de obligada publicación en boletines oficiales, la Universidad Pública actualmente en los tablones de anuncios físicos existentes en los edificios universitarios.

La creación de un tablón de anuncios electrónico oficial se anticipa en el artículo 10.3 de la Resolución de 21 de febrero de 2012, de la Universidad Rey Juan Carlos, por la que se publica el Reglamento de la Sede Electrónica de la Universidad, previendo que será albergado por esta.

Con la finalidad de continuar alineando los elementos necesarios para la plena puesta en funcionamiento de la administración electrónica en la Universidad y propiciar mejoras convenientes en la transparencia del funcionamiento de la Universidad, se dicta el presente Reglamento del Tablón Electrónico Oficial de la Universidad Rey Juan Carlos.

1. Creación del Tablón Electrónico Oficial de la Universidad

1.1. Se crea el Tablón Electrónico Oficial de la Universidad Rey Juan Carlos, que estará disponible en su Sede Electrónica (https://sede.urjc.es/).

1.2. El Tablón Electrónico Oficial de la Universidad Rey Juan Carlos es el servicio de la Sede Electrónica que permite la publicación electrónica de los acuerdos, resoluciones, actos administrativos, comunicaciones de interés general u otros documentos administrativos que se emitan por los órganos de gobierno y representación y los servicios administrativos de la Universidad que deban acogerse al principio general de publicidad por disposición legal o reglamentaria o convenga publicar por decisión de oportunidad.

2. Documentos objeto de publicación

2.1. La publicación de los acuerdos, resoluciones y actos administrativos de los órganos y servicios de la Universidad Rey Juan Carlos que, conforme a la normativa que resulte de aplicación, deban publicarse en un tablón de anuncios, se llevará a cabo preceptivamente en el Tablón Electrónico Oficial de la Universidad Rey Juan Carlos.

2.2. La publicación en el Tablón Electrónico Oficial no suple la obligación legal o reglamentaria de publicar en el diario oficial correspondiente, en el caso de actos con una pluralidad indeterminada de destinatarios o de convocatorias de procedimientos de concurrencia competitiva, sino que es complementaria.

2.3. Se publicarán en el Tablón Electrónico Oficial las resoluciones de la Junta Electoral en procesos electorales universitarios, los trámites de información pública previstos en la normativa universitaria que no deban ser objeto de publicación en diario oficial y cualquier otro tipo de información que pueda resultar de interés a criterio de la Secretaría General de la Universidad.

2.4. Por el contrario, no se publicarán en el Tablón Electrónico Oficial aquellos documentos oficiales que dispongan de otros instrumentos legales de publicidad electrónica, tales como las convocatorias de contratación pública, que se publicarán a través del Perfil de Contratante, o la información institucional, organizativa y de planificación, de relevancia jurídica, económica, presupuestaria y estadística cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la transparencia de la actividad de la Universidad, que se publicará a través del Portal de la Transparencia.

2.5. No obstante, lo expuesto en el apartado 1 de este artículo, la publicación de acuerdos, resoluciones y actos emitidos por el profesorado de la Universidad relativos a la actividad académica, convocatorias y evaluación, podrán ser objeto de publicación en URJC “on line” o en el soporte que le sustituya. Para producir plenos efectos jurídicos la publicación deberá garantizar las condiciones previstas en los apartados siguientes, de respeto a las exigencias de integridad y autenticidad y acreditación del momento a partir del cual los interesados pudieron tener acceso al contenido correspondiente.

3. Eficacia de la publicación en el Tablón, accesibilidad y disponibilidad

3.1. La publicación de los acuerdos, resoluciones y actos administrativos en el Tablón Electrónico Oficial sustituye a la publicación en el tablón de anuncios físico, y tiene plenos efectos jurídicos, debiendo respetar las exigencias de integridad y autenticidad previstas en la normativa general. A los efectos de asegurar el correcto cómputo de los plazos, se establecerá un sello de tiempo, cuyas especificaciones se publicarán en la Sede Electrónica, que permita garantizar la fecha y hora de publicación del anuncio.

3.2. El Tablón Electrónico sustituirá a todos los efectos a los tablones de anuncios físicos ubicados en los Registros de los Campus de la Universidad. El Tablón Electrónico incluirá los mecanismos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de contenidos, de acuerdo a la normativa aplicable.

3.3. El Tablón Electrónico estará operativo 24 horas al día, 7 días a la semana. Cuando no esté operativo o se prevea su falta de operatividad por motivos técnicos, se anunciará esta circunstancia con la máxima antelación posible arbitrando, si procede, mecanismos de sustitución. Si hubiese incidencias técnicas imprevistas prolongadas, el órgano competente adoptará en cada caso las decisiones que procedan para garantizar los derechos de los interesados. De todo ello quedará constancia en el expediente.

3.4. Se garantizará el acceso del Tablón Electrónico a la ciudadanía en general y a los miembros de la comunidad universitaria, a través de la sede electrónica, respetando los principios de accesibilidad y facilidad de uso, de acuerdo con las normas vigentes, los estándares abiertos y otros de uso generalizado, si así procede. La Universidad podrá prever la ubicación de terminales de consulta en los campus.

4. Procedimiento de gestión del Tablón

4.1. La responsabilidad de la ordenación, gestión y control del Tablón Electrónico Oficial y de la publicación de documentos en el mismo corresponde a la Secretaría General, que velará especialmente por el orden de las publicaciones y por el cumplimiento de los requisitos necesarios en cada caso.

4.2. La Universidad dispondrá de un sistema seguro para la remisión, recepción y publicación de los documentos.

4.3. Los órganos y servicios emisores de acuerdos, resoluciones, actos administrativos u otros documentos que deban ser objeto de publicación remitirán a la Secretaría General los documentos electrónicos auténticos que los contengan en formato pdf, identificados de acuerdo a las instrucciones que emita la Secretaría General y firmados electrónicamente, cumpliendo los estándares que establezca la Política de Gestión Documental de la Universidad y, en todo caso, asegurando su integridad y autenticidad.

4.4. Recibidos los documentos correspondientes correctamente, la Secretaría General procederá a su publicación en el término de un día hábil, salvo incidencias justificadas del sistema.

5. Conservación de los documentos y herramientas de gestión del Tablón

5.1. El Tablón Electrónico Oficial será único para toda la Universidad y los documentos que se publiquen en el mismo quedarán almacenados en el Archivo Electrónico Único de la Universidad, del que es responsable el Archivo General de la Universidad.

5.2. El Tablón Electrónico Oficial permitirá visualizar todos los elementos publicados en los cinco años anteriores, salvo que la Política de Gestión de Documentos o sus normas de desarrollo determinen un plazo mayor. Los documentos aparecerán ordenados por múltiples criterios (orgánico, temático, cronológico, etcétera), permitiendo búsquedas basadas en filtros por cada criterio.

5.3. Las herramientas de gestión del Tablón Electrónico Oficial permitirán acreditar, mediante un sistema de sellado de tiempo, el momento a partir del cual los interesados pudieron tener acceso al contenido de los acuerdos, resoluciones y actos administrativos publicados, a efectos del cómputo de plazos.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA PRIMERA

Procedimientos administrativos en tramitación

Las referencias a publicación en tablones de anuncios contenidas en convocatorias u otras resoluciones dictadas en procedimientos que se encuentren en tramitación a la entrada en vigor de esta Resolución se entenderán realizadas a la publicación en el Tablón Electrónico Oficial de la Universidad.

DISPOSICIÓN ADICIONAL

Protección de datos

La publicación de acuerdos, resoluciones, comunicaciones o actos administrativos en el Tablón Electrónico Oficial que incluyan datos de carácter personal, se llevará a cabo con pleno respeto a los dispuestos en la normativa de protección de datos personales.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA SEGUNDA

Mantenimiento de otros medios de publicidad y difusión del Tablón

En los tablones físicos situados en el Registro General y los Registros Auxiliares de la Universidad Rey Juan Carlos figurará durante tres meses la dirección electrónica del Tablón Electrónico. Además, se indicará en cada campus la localización de los puntos de acceso electrónico de libre utilización de la Universidad Rey Juan Carlos.

Hasta que haya transcurrido el período anteriormente referido, el Tablón Electrónico tiene carácter complementario, manteniéndose, de manera simultánea, la publicación en los Tablones físicos.

Los tablones de anuncios físicos se eliminarán a los tres meses de la entrada en vigor de esta Resolución.

Los órganos y unidades emisores de los acuerdos, resoluciones y actos administrativos que se publiquen en el Tablón Electrónico Oficial podrán mantener, hasta la finalización de los procedimientos en curso a la entrada en vigor de esta Resolución, sistemas adicionales de publicidad a través de la página web de la Universidad o de la remisión de correos electrónicos a destinatarios múltiples. Estas herramientas de publicidad adicional se referenciarán a la publicación en el Tablón Electrónico Oficial.

DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA

Publicación y entrada en vigor

Esta Resolución entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

La propia Resolución y, en su caso, sus normas o instrucciones de desarrollo se publicarán también en el apartado de normativa de la Sede Electrónica de la Universidad.

DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA

Desarrollo

La Secretaria General de la Universidad Rey Juan Carlos dictará las disposiciones o instrucciones necesarias para el desarrollo del presente Reglamento.

Móstoles, a 29 de mayo de 2018.—El Rector, Javier Ramos López.

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